Hoe vind je een (nieuwe) beheerder? 5 tips

De relatie VvE – beheerder is vaak ingewikkeld. Er wordt veel geklaagd over beheerders. Wat kan je als VvE-bestuur doen om de relatie VvE – beheerder te verbeteren? Het VvE Netwerk Rotterdam verzamelde tips door in gesprek te gaan met vijf VvE-bestuurders. De top vijf van de tips geven we hier.
Met dit onderwerp gaan we komende maanden verder. Vul daarom de mini-vragenlijst in: dit kost minder dan 5 minuten.

Tip 1: Bepaal wat je nodig hebt en wat je wilt
Grofweg hebben beheerders drie taken:
– De administratie van de leden, incasso van de bijdragen en de boekhouding.
– Zorgen voor het dagelijks onderhoud (lampen repareren, lekkages oplossen e.d.) en het opstellen van een MJOP (meerjarenonderhoudsplan).
– Zorgdragen voor grotere projecten, zoals een schilderbeurt van een complex.

Uit onze gesprekken bleek dat de administratie en de financiën vaak goed worden verzorgd, ten minste administratief. Of rekeningen van bedrijven niet te hoog zijn in verhouding tot het werk wordt niet altijd gecontroleerd. Het tweede punt – dagelijks onderhoud – geeft al vaker ontevredenheid van VvE’s en het derde punt nog meer.
Daar staat tegenover dat een deel van de VvE’s zelf het projectplan en bestek maken voor grotere projecten. Ook wordt soms de begeleiding door de VvE gedaan. Er moet dan wel een eigenaar zijn die dat kan. Dat is natuurlijk niet altijd zo. Een alternatief is voor de begeleiding van een groter project een gespecialiseerd bedrijf in te huren.

Kortom, kijk wat je zelf kunt: een eigenaar met een achtergrond in de techniek, bouw, financiën en iemand met juridische kennis is ideaal. Heb je die kennis niet in je VvE? Kijk dan vooral hoe je de taken rond grotere projecten belegt. Doet de beheerder dat? Let er dan extra op bij het kiezen van een beheerder (zie de volgende tip). En zo niet: bepaal dan per project of je de taken bij een ander bedrijf belegt. Ga in ieder geval na of en hoe de taken in je afspraken met de beheerder zijn opgenomen. En zorg dat het helder is wat de VvE van de beheerder kan verwachten.

Tip 2: Neem de tijd voor het kiezen van een (nieuwe) beheerder
Hoe vind je een nieuwe beheerder? Hier is een aantal tips voor:
– Vraag altijd meerdere offertes op bij beheerders in de regio. Het is nu niet altijd transparant welke beheerders er zijn in de regio. Als VvE Netwerk Rotterdam willen we daarom gaan inventariseren welke beheerders er zijn en dit plaatsen op de website.
– Schrijf zelf op wat je wilt dat een beheerder doet. Doe dat zo gedetailleerd mogelijk, zeker voor het dagelijks en groot onderhoud.
– Ga voor jezelf na of je een beheerder met een certificaat wilt of niet. SKW is een bekend certificaat (https://www.skw-certificatie.nl). Het voordeel van SKW is dat overstappen naar een andere beheerder relatief gemakkelijk kan. De boekhoudpakketten worden dan gekoppeld waardoor je je administratie mee kunt nemen.
– Vraag om de prijs transparant te maken. Is het een vaste prijs per jaar? Wat valt daar dan onder? Rekent de beheerder ook een bedrag bij verkoop en koop van een woning? Rekent de beheerder een bedrag voor het afrekenen van stookkosten? Hoe zit het onderhoud en het groot onderhoud in de prijs? Vaak wordt er een percentage van de aanneemsom van een project gerekend voor begeleiding. Wil je dat als VvE? Immers hoe duurder het project hoe meer je afdraagt.
– Ga in gesprek met de offrerende partijen. Baseer je dus niet alleen op de offerte op papier. Overweeg om referenties van VvE’s te vragen en ga bij die VvE’s op gesprek en vooral ook op bezoek (corona-proof).
– Leg de offertes voor aan de ALV.

Het kost dus de nodige tijd om een goede beheerder te vinden, maar het kan daarna tijd, geld én gedoe besparen.

Tip 3: Blijf niet bij een beheerder als deze niet bevalt
Zo nu en dan van beheerder veranderen heeft naast nadelen, ook voordelen. Het vinden van een nieuwe beheerder kost tijd. Dat kan niet anders als je het goed wilt doen. Is overstappen dan eigenlijk wel handig? Dat ligt er natuurlijk aan hoe tevreden of ontevreden je bent met je beheerder. Maar ontevredenheid lang laten voortslepen en het niet kunnen oplossen is meestal voor niemand fijn. Overstappen kan tegenwoordig relatief gemakkelijk als een beheerder een certificaat heeft (zie tip 2). Bovendien kan overstappen voordelen opleveren. Een nieuwe beheerder kijkt anders tegen zaken aan en kan bijvoorbeeld tips geven, zoals het doorlichten van de verzekeringen. Dit kan de oude beheerder natuurlijk ook doen, maar de ervaring leert dan een nieuwe beheerder toch vaak wat ‘nieuws meebrengt’. Ook kan overstappen een aanleiding zijn om schoon schip te maken. Wordt bijvoorbeeld wel gehandeld conform het reglement? Worden alle kosten goed berekend?

Tip 4: Houd zelf actief contact
Houd voor contact het initiatief bij de VvE. Spreek bijvoorbeeld met de beheerder af om éénmaal in de twee weken of éénmaal in de maand (ook afhankelijk van hoe groot de VvE is) alles door te nemen. Houd zelf een lijstje bij van de afspraken en loop dat iedere keer door. Als het duidelijk is dat je dat doet voorkomt dat (deels) dat punten niet worden opgepakt en/of dat je er erg vaak om moet vragen. Buiten de reguliere afspraken is er natuurlijk contact, waar nodig.
Overweeg ook om één keer per jaar een evaluatiegesprek te houden. Vraag eigenaren/bewoners punten aan te dragen. Houd het gesprek open naar twee kanten, de beheerder moet ook kunnen aangeven of het bestuur wel bereikbaar is en dergelijke. Dat voorkomt scheve verhoudingen. Neem ook éénmaal per jaar met de beheerder alle leveranciers door. Bevalt het liftbedrijf nog? Welke rekeningen zijn hoger dan verwacht? En waarvoor kan misschien beter een andere leverancier worden gezocht?

Tip 5: Verwacht niet iets waar je niet voor betaalt
Zuinig zijn is goed, maar betaal je erg weinig en is er veel gedoe onder de bewoners/eigenaren? Ga dan na wat je hebt afgesproken dat de beheerder doet. Misschien verwacht jij of de bewoners wel meer dan is afgesproken.

Over dit onderwerp is natuurlijk nog veel meer te zeggen. Het VvE Netwerk Rotterdam wil daarom:
– Een checklist gaan maken die je na kunt lopen als je een beheerder zoekt.
– Enkele voorbeelddocumenten verzamelen en beschikbaar stellen (geanonimiseerd).
– Een lijst maken met welke beheerders er zijn voor VvE’s in Rotterdam, welke taken ze kunnen doen en dergelijke. Wij hebben daarom een vragenlijst gemaakt die naar de deelnemers van ons netwerk gaat. Dit is een eerste vervolgstap voor dit onderwerp.
– Zodra het mogelijk is organiseren we een fysieke bijeenkomst over dit onderwerp, als daar belangstelling voor is.

Tot slot nodigen we iedereen die input over dit onderwerp wil geven uit om dat te doen: vvenetwerkrotterdam@gmail.com.